商务交流,通常应该用自己公司的邮箱。
如果你用163、yahoo之类的免费邮箱,在发邮件时都会带广告,显得很不正式。
如果你的公司不大,推荐你去网易邮箱看看。网易邮箱有企业邮箱,可以定制你的公司邮箱。当然,需要花一些钱。但对于商务来说,花小钱赚大钱才是重要的。
办公邮箱要注意以下几点:
企业邮箱树立形象
在国外,80%的企业会使用企业邮箱,而国内的企业创建企业邮箱的比例要低很多,但外贸企业主要客户遍布世界各地,所以还是要创建属于自己公司的企业邮箱,企业邮箱可以用公司的域名作为员工邮箱后缀,统一的域名更能树立企业形象,让客户感觉企业更专业更正式。
海外邮件收发顺畅
由于外贸企业主要是与国外客户有邮件往来,海外邮件收发服务一定要稳定,确保客户的邮件可以顺利快速的收到。这就意味着最好选择国内一线品牌的企业邮箱,这点才能有保障,我们公司目前用的TOM企业邮箱,在这点上做的比较到位,TOM是一家香港企业,企业内部沟通就要跨香港和大陆,会更注重海外邮件收发问题。
邮件往来安全性
外贸企业与国外客户的往来邮件,由于路途遥远,近几年,客户信息泄露事件频繁发生,我们经常看到有消息爆出因为客户信息泄露而造成公司损失。所以外贸企业选择一款企业邮箱不光要注意收发顺畅,更要注意邮件的安全性,邮件往来必须要走加密通道,确保收发过程中邮件内容不被泄露。
邮收发即时性
由于外贸企业与国外客户之间的时差问题,往来邮件更要有即时性,收到邮件要随时可以查看处理,确保订单顺利完成。在这里要安利一下我们公司现在用的TOM企业邮箱微信收发功能,收到邮件微信提醒,随时随地在微信里收发邮件,方便快捷。